Insights AGR: Transformação Digital: E o backoffice com isso?

Por Jessica Costa

Embora o tema Transformação Digital não seja novo (no Brasil ele vem ganhando força há 2 anos) muitas empresas ainda não conseguiram traduzir seu significado para a operação ou nem mesmo visualizam sua prática e benefícios.

Transformação digital vai muito além de um site que interaja com o público alvo, dados armazenados na nuvem ou presença nas redes sociais. Transformação Digital precisa estar na estratégia da empresa, com indicadores claros definidos: “o que significa, para nossa empresa, ser digital?”

Um equívoco comum é acreditar que este assunto seja de “propriedade” da TI. A digitalização pode estar presente em todas as áreas da companhia e pode mudar os patamares de negócio e resultado. Eu tenho a convicção de que as empresas que não se adaptarem ao novo “modus operandi” irão desaparecer. Exemplos não nos faltam: lembram do que aconteceu com a Kodak, Xerox, BlackBerry, Nokia? E mais recentemente a gigante do varejo de brinquedos Toys’r Us?

Nestes casos fica fácil associar a história à falta de inovação no produto, mas o fato é que a inovação precisa estar presente em todas as rotinas. Também está provado que nos próximos cinco a dez anos boa parte do que fazemos hoje deixará de ser feito ou não será feito da mesma forma.

É verdade que, na maioria das vezes, ouvimos a digitalização associada a forma de se relacionar com o mercado ou com o consumidor. Também temos visto muita tecnologia associada a supply (em toda a cadeia de fornecimento) e a produção (indústria 4.0). Mas, você sabe que este processo também mudará a forma como as empresas fazem suas atividades transacionais e rotineiras?

Uma pesquisa do Gartner concluiu que, até 2020 a automação de processos e a inteligência artificial reduzirão os requisitos dos funcionários de centros de serviços compartilhados (ou processos de backoffice) em aproximadamente 65%. Mas, calma! Vamos entender melhor!

A robotização de processos (RPA – Robotic Process Automation) tem sido apresentada como uma oportunidade de redução de custos, normalmente associada a redução de headcount. De forma objetiva, a ideia é robotizar (automatizar) as atividades repetitivas, tirando a intervenção manual de todo o processo.

Imagine, por exemplo, um processo de rescisão de um funcionário. Esta tarefa hoje envolve uma série de cálculos, informações e impressões, que por si só já demanda a abertura de algumas telas e impressão de alguns relatórios. Isso sem falar em conferências. Agora imagine esse mesmo processo sendo feito por um robô (tipo Siri da Apple), e você dizendo: “Siri, cálculo de rescisão do funcionário 8547”. No máximo ela vai te perguntar se o aviso prévio é indenizado, e em segundos a informação completa, com os formulários e impressões inclusive. Extrapole isso para processos como baixa de títulos a pagar, a receber, conciliação, atendimentos de chamados. Essa é a proposta do RPA.

Recentemente, uma inteligência artificial chamada LawGeex superou 20 advogados em um teste de revisão de contratos. Com que eficiência? A precisão da Inteligência artificial foi de 94% enquanto os advogados humanos atingiram 85%. Quer mais diferencial? Os humanos levavam em média 92 minutos para revisar um contrato, a LawGeex em impressionantes 26 segundos!

De qualquer forma, a nossa recomendação é que, antes de embarcar na robotização, as empresas garantam que já utilizam da melhor forma possível suas soluções, que os processos já estão bem implantados e maduros, com melhores práticas, saber com clareza quais são as dificuldades atuais e exceções às regras. Tudo isso deve anteceder qualquer investida em análises de viabilidade de robotização. Estes pontos, aliás, são fatores críticos de sucesso.

Como dissemos lá no início, primeiro precisamos ter a transformação digital como estratégia da companhia, sabendo com transparência o que isto significa. Se não for assim, mudaremos os rumos, as prioridades e consequentemente os investimentos antes mesmo de colher qualquer resultado. As implementações precisam amadurecer. A adoção rápida e excessiva de tecnologias pode colocar em risco os modelos tradicionais de negócios. É um caminho que precisa ser percorrido com cuidado, para que os benefícios previstos sejam capturados e os riscos mitigados.

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