Fase I – Diagnóstico de Processos e Soluções
A primeira fase do projeto teve como objetivo responder a duas grandes questões da empresa: quais eram as principais oportunidades de melhoria nos processos da empresa e se o sistema legado atenderia aos processos desejados.
Sendo assim, realizamos a fase de Diagnóstico de Processos e Soluções nas frentes de Gestão Comercial, Gestão de Projetos abordando Contratos, Engenharia, Suprimentos, Controle Financeiro dos Projetos, e ainda a Gestão Administrativa/Financeira considerando Contas à Receber, Contas à Pagar, Contabilidade, Fiscal, Gestão e Custos, Previsão de Tesouraria, entendendo suas atividades, conflitos, dificuldades, percepção dos envolvidos.
E para compreender as soluções existentes e avaliar as oportunidades de melhorias contempladas na proposta de desenvolvimento interno, também realizamos uma visão geral das soluções e suas interfaces.
Foram realizadas entrevistas com os principais envolvidos tanto da camada de gestão quanto operação, para entender os processos e diagnosticar oportunidades de melhorias, com foco em pontos como: integração entre os processos, confiabilidade e rastreabilidade das informações, ganho de produtividade, entre outros.
Ao término do projeto, diagnosticamos muitas oportunidades de melhorias em conjunto com os envolvidos da empresa, tanto em processo quanto em solução.
Fase II – Desenho dos Processos TO BE
A segunda fase do projeto complementou o diagnóstico, incorporando os processos de Gestão Industrial, Ativo Fixo, Gestão de Despesas, Departamento Pessoal e Recursos Humanos, para que pudéssemos desenhar os processos futuros (TO BE) considerando:
- Oportunidades de melhorias avaliadas
- Projetos Orteng já identificados
- Best Practices de mercado
Ao todo, foram gerados 31 Books de Processos, onde foram desenhados os fluxos dos processos, regras de negócio, atividades envolvidas, destacando as oportunidades de melhorias levantadas e incorporadas no processo. O book representa o futuro desejado, que deve ser atendido através de uma solução ERP.
Na terceira fase do projeto a Orteng decidiu avaliar as ferramentas de mercado que poderiam atender as necessidades diagnosticadas e desenhadas nas fases anteriores.
Para isso, a AGR Consultores aplicou a metodologia de Seleção de Solução que consiste em:
Na etapa de Planejamento definimos o cronograma do projeto e a equipe interna, que contou com o envolvimento de 51 pessoas, realizamos kick-off do projeto aos envolvidos e convidamos formalmente os players a participarem da Seleção.
A Visão da Solução teve como objetivo de apresentar a Orteng e os processos desenhados aos players convidados, de forma que o entendimento do negócio fosse absorvido e com isso aproximar a etapa seguinte de apresentações da solução em funcionamento no cenário mais próximo do dia-a-dia da Orteng.
Para complementar o entendimento dos processos apresentados, foram entregues os Books de Processos para “lição de casa” dos players e preparação do ambiente de Stress Teste.
Para a etapa de Stress Teste elaboramos em conjunto com a equipe do projeto 22 cenários de processos com mais de 350 questões, que foram classificadas com peso de importância para o processo fazendo com que questões de alta importância e baixa importância não tenham a mesma relevância na apuração da aderência. Estes cenários foram encaminhados aos players para que estes apresentassem em sua funcionalidade na ferramenta. Foram 11 dias de apresentações intensas, onde a equipe avaliou os cenários, indicando as notas consensuadas pelo grupo, que nos municiou de informações para consolidação das notas gerais.
Em seguida, na etapa de Tomada de Decisão equalizamos as propostas técnicas e comerciais dos 2 players considerando os mesmos critérios e isonomia para que a diretoria tivesse todas as informações necessárias para a tomada de decisão e escolha da melhor solução em todos os aspectos: aderência, custo, tecnologia, estratégia da empresa.Na apresentação da Tomada de Decisão ao comitê diretivo da Orteng foi decidido o player vencedor. A próxima fase consiste em implementar a solução escolhida.